Specjalista

Warunki pracy

- praca przy komputerze pow. 4 godzin dziennie,

- kontakt z klientem zewnętrznym,

- stres związany z pracą pod presją czasu,

- permanentna obsługa klientów zewnętrznych,

- budynek dostosowany architektonicznie do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• ma następujące zadania:
• Prowadzi ewidencję korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
• Prowadzi telefoniczną obsługę sekretariatu wydziału oraz udziela informacji klientom wewnętrznym i zewnętrznym dotyczących prowadzonych spraw w wydziale.
• Wykonuje czynności organizacyjno-techniczne związane z obsługą decyzji administracyjnych, postanowień i innych pism procesowych oraz odpowiedzi na skargi w sprawach rozpoznawanych przez wojewódzki sąd administracyjny, a także skarg kasacyjnych do Naczelnego Sądu Administracyjnego, w tym wykonuje kopię dokumentacji, przygotowuje korespondencję oraz przekazuje ją do właściwego sądu.
• Gromadzi odpowiedzi na wystąpienia od pracowników wydziału, a następnie przekazuje do sekretariatu Biura.
• Przygotowuje dokumentację niezbędną podczas przeprowadzania wizytacji i lustracji.
• Dba o zaopatrzenie Wydziału w materiały i sprzęt biurowy oraz odpowiada za ich przechowywanie.
• Koordynuje proces przekazywania dokumentacji wydziału do archiwum zakładowego, w tym przygotowuje akta do archiwizacji, przygotowuje protokoły zdawczo-odbiorcze oraz zapewnia zgodność procedur z obowiązującymi przepisami.
• Organizuje narady, spotkania i konferencje w wydziale, w tym rezerwuje salę, wysyła zaproszenia, oraz koordynuje obsługę gości.

Wymagania niezbędne

• Podstawowa wiedza z zakresu postępowania administracyjnego
• Podstawowa znajomość zasad archiwizacji
• Znajomość pracy kancelaryjnej
• Zorientowanie na osiąganie celów, doskonalenie zawodowe, identyfikacja z misją urzędu, pozytywne podejście do klienta, otwartość na zmiany, komunikacja, umiejętność współpracy, radzenie sobie z presją
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe