People make places
Office Support Coordinator Miejsce pracy: Warszawa, Wola
ISS Facility Services Polska is part of international ISS Group, one of the world’s biggest Facility Services provider. The company in Poland operates for over 20 years and employs approximately 2,000 employees. The basic activity of ISS in Poland is complex service of buildings. We provide cleaning and hygiene services, catering services, office support and technical service. We are present in office buildings, commercial complexes, industrial plants as well as in public utility buildings and health care.
Zakres obowiązków:
- kierowanie i koordynacja działań zespołu recepcyjnego.
- organizowanie pracy recepcji, w tym opracowywanie harmonogramów.
- profesjonalna obsługa pracowników oraz gości zewnętrznych.
- realizacja zadań administracyjnych, takich jak zapewnienie płynnego funkcjonowania biura i nadzór nad przebiegiem napraw.
- zarządzanie obiegiem dokumentów zgodnie z wewnętrznymi standardami firmy.
- zamawianie cateringu zewnętrznego oraz wsparcie w organizacji wydarzeń biurowych.
- dbanie o stałą dostępność materiałów biurowych poprzez kontrolę i uzupełnianie zapasów.
- utrzymywanie komunikacji z pracownikami w sprawach związanych z funkcjonowaniem przestrzeni biurowej.
- zapewnienie sprawnego przepływu dokumentacji.
- stosowanie się do procedur systemowych, regulaminów wewnętrznych oraz oczekiwań Klienta.
- nadzór nad obsługą zgłoszeń w systemie wewnętrznym.
- administrowanie ogólną skrzynką pocztową i określanie priorytetów dla zespołu.
- zarządzanie systemem rezerwacji sal i pomieszczeń biurowych.
- wykonywanie dodatkowych zadań powiązanych z kontraktem, zgodnie z poleceniami przełożonego.
Wymagania:
- doświadczenie w zarządzaniu 2-3 osobowym zespołem.
- j.angielski - poziom umożliwiający swobodną komunikację - WARUNEK KONIECZNY.
- znajomość obsługi komputera (MS Office, Excel, Outlook).
- bardzo dobra organizacja pracy i odporność na stres.
- doświadczenie na podobnym stanowisku w środowisku międzynarodowym.
Oferujemy:
- pracę od poniedziałku do piątku .
- umowę o pracę oraz opiekę medyczną po okresie próbnym.
- stabilne zatrudnienie w międzynarodowej firmie.
- przyjazne i pomocne środowisko pracy.
- zdobycie doświadczenia i rozwój w strukturach światowego dostawcy usług FM.