Asystent

Warunki pracy

Praca biurowa w siedzibie Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego w Poznaniu Delegatura w Pile oraz w terenie w siedzibach kontrolowanych podmiotów. Praca biurowa z wykorzystaniem zestawu komputerowego wraz z niezbędnym oprogramowaniem oraz innym sprzętem biurowym. Miejsce pracy zlokalizowane w budynku przy ul.Dzeci Polskich 26 w Pile, na II piętrze. Wejście możliwe klatką schodową o szerokości 160 cm po schodach z poręczami. W budynku pomieszczenia higieniczno-sanitarne są przystosowane dla osób niepełnosprawnych na wózkach inwalidzkich. Praca na stanowisku wiąże się z codzienną obsługą komputera 4 godziny dziennie i urządzeń biurowych.

Zakres zadań

• przyjmuje i rejestruje korespondencję przychodzącą do Inspektoratu, w tym również wpływającą telefoniczną i elektroniczną, nadzoruje jej obieg, przygotowuje korespondencję do wysłania i wysyła korespondencję wychodzącą, w celu zapewnienia właściwego jej obiegu,
• prowadzi i uaktualnia określone Prawem farmaceutycznym i wymogami Wielkopolskiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego rejestry w celu zapewnienia właściwego wykonania zadań ustawowych,
• przepisuje, kompletuje oraz przedkłada dokumenty i korespondencję do podpisu, w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów,
• redaguje krótkie pisma w celu wsparcia bieżącej pracy Delegatury,
• drukuje, skanuje, kopiuje i faksuje dokumenty z akt prowadzonych w Inspektoracie spraw administracyjnych.
• przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania urzędu.
• przyjmuje interesantów bezpośrednio zgłaszających się do Inspektoratu,
• prowadzi terminarz spotkań i zadań, umawia spotkania, organizuje wyjazdy służbowe , sporządza raporty ,protokoły, przygotowuje materiały i dokumenty .
• prowadzi sprawy gospodarcze (zgłasza naprawy, przeglądy sprzętu i urządzeń, prowadzi zakup artykułów biurowych, zaopatruje Inspektorat w artykuły spożywcze, załatwia sprawy formalno-rachunkowe związane z dokonanym zakupem),
• kompletuje materiały do kontroli oraz wykonuje czynności pomocnicze przy wykonywaniu czynności kontrolnych w celu realizacji zadań ustawy Prawo Farmaceutyczne,
• opracowuje terminowo dokumentację z wykonywanych czynności kontrolnych w celu sprawnego funkcjonowania urzędu,
• pomaga w przygotowaniu dokumentacji w sprawach dotyczących wydania decyzji o udzielenie zezwolenia,
• prowadzi dokumentację dotyczącą pobieranych prób do badań jakościowych prób produktów leczniczych i wyrobów medycznych planowej realizacji zadań ustawowych,

Wymagania niezbędne

• znajomość prawa odnośnie instrukcji kancelaryjnej, opłacie skarbowej oraz znajomość wybranych zagadnień z prawa farmaceutycznego,
• bardzo dobra znajomość obsługi komputera (Word, Excel, Internet) oraz umiejętność szybkiego pisania,
• obsługa urządzeń biurowych,
• bardzo dobra organizacja pracy własnej i umiejętność pracy w zespole.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• umiejetność współpracy,
• umiejętność wykonywania czynności techniczno-biurowych (kserowanie, skanowanie materiałów oraz archiwizacja.